Vaše recepce je prázdná
Zamysleli jste se někdy nad tím, jak firemní recepce působí na příchozí, když je prázdná? O společnosti, která takovou recepci má, si případný klient nebo potenciální zaměstnanec, který má domluvenou schůzku, může začít myslet mnohé. Třeba i to, že ve firmě, kde nefunguje ani recepce, nemůže fungovat vůbec nic. A dobrý dojem je ten tam. Na první pohled se taková situace může zdát poměrně v pořádku. Jenže i taková „drobnost“ jako recepce bez recepčního může vést ke ztrátě klienta, protože odejde ke konkurenci, kde se mu dostane lepších recepčních služeb. Tento problém se ale nedotýká jen klientů. Komplikace nastávají i ve chvíli, kdy na recepci dorazí kurýr a nemá komu předat zásilku nebo kdy vyzvání telefon, ale nikdo ho nezvedá.
Řešení: Dva jsou více než jeden
Samozřejmě nelze pracovníkům recepce vyčítat, když recepci opustí proto, aby plánovanou návštěvu doprovodili do správné konferenční místnosti nebo si odskočili na toaletu. Nicméně ani v tomto případě se recepce nemusí uprázdnit – stačí, když při každé směně budou na recepci namísto jednoho přítomni dva recepční. Tím druhým by ale nikdy neměl být pracovník ostrahy. Náplň jeho práce je totiž zcela jiná a k tomu, aby práci na recepci zastával, není adekvátně proškolený.
Na recepční servis není čas
Druhým nejčastějším nešvarem mnohých recepcí je, že místo aby recepční utvářel dokonalý první dojem u příchozích, je zahlcený asistentskou prací. Tu po něm mnohdy vyžaduje třeba i více zaměstnanců najednou. S tím se pak může pojit i předchozí potíž a zároveň výrazná únava a nespokojenost. Kromě toho začne zákonitě upadat také profesionalita recepčního, z obličeje se mu vytratí úsměv a na všechny příchozí začne reagovat podrážděně.
Řešení: Dodržování pravidel
Také tato nesnáz se dá řešit přítomností dvou recepčních, kteří své aktivity dle potřeby navzájem vykrývají, což skvěle funguje například v coworkingových centrech. Společnostem, které chtějí mít na recepci vždy pouze jednoho pracovníka, se pak vyplatí, když předem a jasně definují náplň jeho práce a následně ji také dodržují.
Pracovník recepce postrádá profesionalitu
Sluchátka na uších, hlasité zpívání, čtení knihy nebo časopisu a svačení. Už jste se někdy setkali s recepčním, který za recepčním pultem něco podobného praktikoval? Věříme, že vám to určitě nepřišlo profesionální. Někdy tento problém dokonce zajde tak daleko, že se firemní recepci začnou cíleně vyhýbat i zaměstnanci. Důvodem může být třeba to, že recepční nedbá o svou čistotu, s příchozími řeší osobní problémy nebo má na recepčním pultu nepořádek.
Řešení: Vzdělávání nebo výměna
V mnoha případech může tuto záležitost vyřešit školení i názorné ukázky toho, jak se na recepci chovat. Když ale dobře míněné slovo ani vzdělávání nepomůže, je bohužel na čase stávajícího recepčního vyměnit za skutečného profesionála.
Recepci vládne chaos
Někteří recepční si myslí, že přesně vědí, které aktivity by měli upřednostnit, a navíc věří, že mají dokonalý přehled o tom, co mají daný den stihnout. Proto si o svých povinnostech nevedou vůbec žádné záznamy. Pak se ani nelze divit, že dřív nebo později na recepci zavládne zmatek. Třeba v momentě, kdy se na recepci najednou dostaví víc příchozích a každý od recepčního žádá něco jiného. Do toho může začít zvonit telefon. A právě na recepčním je, aby tyto náročné situace zvládl.
Řešení: Každý záznam se počítá
Chaos na recepci na žádného příchozího dobrý dojem nejspíš neudělá. Aby se chaosu předešlo, je nutné, aby měl pracovník recepce vše zorganizované, byl pečlivý a o své agendě si vedl podrobné záznamy. Usnadní tak práci nejen sobě, ale i další směně.
Předání agendy se nedaří
Co když na recepci pracuje více než jeden recepční a nikdo si nevede poznámky o tom, co se během první směny událo a na čem má pracovat ta druhá? Potom vůbec nikdo neví, zda má přijít nějaká plánovaná návštěva, jestli náhodou nepřišla důležitá zásilka, komu hlásit poruchy nebo jak řešit žádosti zaměstnanců. A jsme opět u chaosu…
Řešení: Komunikace je základ
Důležité je, aby byli pracovníci recepce pečliví a měli práci zorganizovanou. To jsou především ti, kdo využívají tabulky, interní systémy, dodržují nastavený protokol pro předávání informací, a hlavně spolu komunikují.
Máte pocit, že dokonalost recepčních služeb u vás ve firmě hatí alespoň jeden z výše zmíněných pěti bodů? Možná je čas na nezávislý odborný audit recepčního servisu.